Tollit vil i forbindelse med tjenester som vi leverer og vår virksomhet behandle personopplysninger. All vår behandling av personopplysninger skjer i overensstemmelse med de til enhver tid gjeldende personvernregler, herunder personopplysningsloven og personvernforordningen (GDPR).

I denne erklæringen beskrives bakgrunnen for Tollits behandling av personopplysninger, samt bakgrunnen for behandlingen og rettighetene til de registrerte (dvs. personene som opplysningene knytter seg til) ved behandlingen av personopplysningene. Erklæringen gjelder for brukere av Tollits løsninger og leverandører og samarbeidspartnere med Tollit, og som ikke har fått informasjon på annen måte om behandlingen

Nedenfor gis det en oversikt over vår behandling av personopplysninger i forbindelse med vår virksomhet, samt bakgrunnen for behandlingen og rettighetene til de registrerte (dvs. personene som opplysningene knytter seg til) ved behandlingen av personopplysninger. Informasjonen her gjelder for personer som ikke er ansatt i vår virksomhet.

Om du har spørsmål eller ønsker å vite mer om vår behandling av personopplysninger, så kan du kontakte oss – se kontaktopplysninger nederst på denne siden.

Behandlingsansvarlig

Tollit er behandlingsansvarlig for all behandling som omtales nedenfor. Kontaktopplysninger for Tollit finner du nederst i denne erklæringen.

Vår behandling som behandlingsansvarlig av personopplysninger er basert på den virksomhet vi driver og formålet med vår virksomhet, se mer nedenfor om formålet med behandling av personopplysninger.

Nedenfor er de tilfeller hvor det normalt behandles personopplysninger omtalt, hvor Tollit er behandlingsansvarlig for personopplysningene (dvs. det er Tollit som har bestemt formålet og virkemidlene for behandlingen). Om Tollit er databehandler, dvs. behandler personopplysninger på vegne av en annen behandlingsansvarlig, er det den behandlingsansvarlige som vil informere om behandlingen. Det vil da fremgå at Tollit er databehandler, eller så vil Tollit informere om dette ved henvendelse. For samarbeidspartnere benytter, som nettbutikken du handler i som bruker av Tollits tjenester, betalingsformidler, eller fraktleverandør du benytter, vil informasjon om behandling av personopplysninger av nevnte fremkomme i forbindelse med de tjenester de yter.

Vi kan også behandle personopplysninger på andre måter enn nevnt nedenfor, men da vil vi informere de registrerte på andre måter enn gjennom denne personvernerklæringen.

Personopplysninger som behandles av Tollit

Tollit behandler personopplysninger om personer som er i kontakt med oss, enten som kunder, leverandører eller i andre sammenhenger i den grad slik behandling er nødvendig for formålet med kontakten med oss.

Nedenfor er det tatt inn personopplysninger vi behandler, formålet for behandlingen, hvor lenge vi behandler personopplysningene, grunnlaget for behandlingen, om opplysningene blir utlevert og/eller overført til land utenfor EØS-området.

Behandling av personopplysninger om brukere av Tollit

Som bruker av Tollit må det registreres en konto hvor navn og kontaktopplysninger vil bli registrert. Vi vil også innhente opplysninger fra våre samarbeidspartnere i forbindelse med din bruk av tjenesten, som vil normalt være nettbutikken du benytter, myndighetene (som tollmyndigheter) og fraktleverandør som du velger å benytte. Ved bruk av Tollit, vil også aktiviteter av deg som bruker registreres. Personopplysninger som behandles om brukere er:

• Fullt navn
• Adresse
• Epostadresse
• Telefonnummer
• Passord
• Adferdsmønster og sikkerhetslogging i appen
• Varer og pris på varer fra nettbutikken du benytter
• Personnummer (11 siffer) som trengs til tolldeklarering
• Informasjon fra fraktleverandør, som sporingsnummer, pris på frakt og fraktbetingelser.

I tillegg vil betalingsformidler behandle personopplysninger knyttet til betaling for produkter, men betalingsformidler er da behandlingsansvarlig for behandling av personopplysninger i tilknytning til betaling og vil gi informasjon om deres behandling av personopplysninger. Informasjon om behandling av personopplysninger fra fraktleverandør vil fremkomme ved valg av fraktleverandør.

Personopplysningene blir behandlet for å gi deg tilgang til Tollit og tjenester her. Opplysningene vil også bli behandlet knyttet til logging i appen samt for å gi deg informasjon om tjenesten, som vil skje i appen, på epost eller SMS, avhengig av typen informasjon som sendes ut.

Behandling av personopplysninger gjøres på grunnlag av å oppfylle avtale med deg som bruker av Tollit, se personvernforordningen artikkel 6 nr. 1 bokstav b. Ved kontakt med myndighetene, regnskapsføring m.v. vil behandling skje etter personvernforordningen artikkel 6 nr. 1 bokstav c for å oppfylle en rettslig forplikt som Tollit er pålagt.

For å gi deg informasjon som ikke er knyttet til den konkrete forsendelse, samt logging i appen, som informasjon om Tollit og tjenesten, vil bli behandlet etter personvernforordningen artikkel 6 nr. 1 bokstav f. Vi vurderer at vi har en berettiget interesse av å sende deg informasjon og logge bruk av appen, og at behandling av denne type opplysninger er ikke så inngripende at ditt personvern må overstyre denne behandlingen.

Personopplysninger om brukere oppbevares inntil det ikke foreligger rettslig grunnlag (som at behandling ikke lenger er nødvendig) eller at det ikke foreligger formål for fortsatt behandling av personopplysningene. Så lenge du har en aktiv konto, vil opplysninger om deg lagres og behandles. Har du ikke benyttet kontoen din på to år, vil kontoen slettes og du må registrere deg igjen for å bruke Tollit. Da vil din informasjon og arkiverte dokumenter også slettes. For opplysninger som du opparbeider deg i kontoen, som data om dine aktiviteter, så vil disse slettes etter tre år. Du kan selv velge hva du vil slette av opplysninger.

Mer at opplysninger som er nødvendige for Tollit eller som Tollit må beholde pga. lovkrav eller knyttet til rettskrav som kan oppstå, som kontakt med myndighetene, regnskapsføring m.v. vil kun slettes når det er anledning til dette etter de lover og regler som regulerer forholdet.

Kontaktpersoner hos eksisterende og potensielle leverandører og samarbeidspartnere

Tollit behandler personopplysninger om kontaktpersoner hos eksisterende og potensielle leverandører og andre samarbeidspartnere for å administrere vårt forhold til leverandører og andre, forberede, gjennomføre og dokumentere tjenester samt evaluere bruk av tjenester.

Behandlingen av personopplysninger er basert på personvernforordningen artikkel 6 nr. 1 bokstav f, og vi vurderer at vi har en berettiget interesse for å administrere forholdet til våre samarbeidspartnere og leverandører, og at og at behandling av denne type opplysninger er ikke så inngripende at personvernet til personene det gjelder må overstyre denne behandlingen. Vi lagrer og utleverer opplysninger også der vi har en rettslig forpliktelse til det, for eksempel etter regnskaps- og skattelovgivningen. Vi kan lagre opplysninger så lenge vi mener det kan bli bruk for dem, for eksempel for å dokumentere forhold rundt tjenester.

I mange tilfeller vil det være nødvendig at vi får personopplysninger for å inngå avtaler med kunder og leverandører, blant annet for å dokumentere at avtale er inngått. Får vi ikke de opplysningene vi trenger, vil vi ikke kunne inngå avtaler.

Det er frivillig for kontaktpersonene om de ønsker å gi oss personopplysninger. Henter vi inn personopplysninger fra andre, vil det i hovedsak gjelde kontaktopplysninger (herunder navn, adresse, telefonnummer og e-postadresse), stilling, funksjon og arbeidsgiver samt eventuelt kompetanse og referanser der det er relevant. Kilde for slike opplysninger vil være kontaktpersonens arbeidsgiver, for eksempel fra arbeidsgivers nettside. I noen tilfeller henter vi inn referanser fra andre for å vurdere egnethet av leverandører og samarbeidspartnere.

Tollit vil lagre opplysningene inntil leverandørforholdet opphører eller til kontaktpersonen opphører å være kontaktperson, med de unntakene som er nevnt ovenfor.

Kontakt med andre

Tollit vil behandle personopplysninger om de som henvender seg til oss for å besvare og dokumentere kommunikasjonen. Dette gjelder alle former for kommunikasjon, fysisk og digitalt, skriftlig og muntlig.

Behandlingen av opplysninger er basert på personvernforordningen artikkel 6 nr. 1 bokstav f. Vi har vurdert at det er i berettigede interesse å ha kontakt med omverdenen i vår virksomhet og i å dokumentere den virksomheten vi driver. Vi har vurdert det slik at dette er nødvendig for å oss for å håndtere henvendelser vi får, og at de registrertes personvern ikke går foran disse interessene.

Det er frivillig å gi oss personopplysninger, men det vil være nødvendig å gi oss opplysningene for at vi skal kunne besvare henvendelser.

Vi behandler informasjonen inntil vi regner med at det ikke vil bli videre oppfølgning av kontakten, normalt i to år.

Bruk av nettsider

For å få informasjon om bruk av våre nettsider benytter vi informasjonskapsler (cookies) og eventuell annen teknologi. Mer informasjon om hvilken teknologi vi bruker for å få informasjon om bruk av nettsidene, finnes nedenfor på denne siden.

Vi behandler personopplysninger som samles inn på våre nettsider på grunnlag av personvernforordningen artikkel 6 nr. 1 bokstav f. Vi har vurdert det slik at det er nødvendig for oss for å gjøre dette for å tilpasse nettsiden til våre brukere. Vi ivaretar imidlertid personvernet til besøkende på nettsiden ved at vi kun bruker opplysningene til statistikk. I denne statistikken er det ikke mulig å identifisere enkeltpersoner.

Vi bruker informasjonen som samles inn til bedre kundeopplevelsen på nettsider og tjenester, samt å tilby funksjonalitet i tjenestene. Vi benytter også informasjonen for å gi besøkende anbefalinger og tjenestetilpasninger som er mest mulig relevant for deg. Dette vil både bli gitt på bakgrunn av besøkendes atferd, f.eks. på bakgrunn av tjenester som er benyttet, linker som det er klikket på, eller informasjon som er lest, og på bakgrunn av atferden til andre brukere med liknende bruksmønster.

Personopplysningene benyttes også for å forbedre våre nettsider, og å utarbeide statistikk og forstå bruken av sidene. Så langt det er praktisk mulig forsøker vi å gjøre dette med anonyme opplysninger, uten at vi vet at informasjonen er knyttet spesifikt til den enkelte besøkende.

Utlevering og overføring av personopplysninger

Tollit gir ikke personopplysningene dine videre til andre i andre tilfeller enn nevnt nedenfor med mindre det foreligger et lovlig grunnlag for slik utlevering. Eksempler på slikt grunnlag vil typisk være en avtale med den registrerte eller et lovgrunnlag som pålegger oss å gi ut informasjonen.

Tollit bruker databehandlere til å samle inn, lagre eller på annen måte behandle personopplysninger på våre vegne. I slike tilfeller har vi inngått avtaler for å ivareta informasjonssikkerheten i alle ledd av behandlingen.

All behandling av personopplysninger som Tollit foretar vil skje innenfor EU/EØS-området, men det vil være at vi benytter leverandører eller behandler personopplysninger utenfor EU/EØS-området. I slike tilfeller vil overføring og behandling utenfor EU/EØS-området skje i land godkjent av EU-kommisjonen, i samsvar med EUs standardkontraktsvilkår for overføring til tredjeland eller et annet spesifikt fastsatt rettslig grunnlag for overføringen av personopplysninger.

Personopplysninger kan i enkelte tilfeller bli utlevert til offentlig myndighet. Slik utlevering vil bare finne sted dersom vi er pålagt dette etter gjeldende lover og regler.

Behandling og lagringstid (sletting)

Tollit oppbevarer personopplysninger så lenge det er nødvendig for det formål personopplysningene ble samlet inn for, og sletter opplysningene i tråd med krav i regelverket. Hvor lenge vi behandler de enkelte typene opplysninger vi behandler, er tatt inn i ovenfor hvor de enkelte behandlinger omtales.

I stedet for å slette personopplysningene, kan det i enkelte tilfeller være aktuelt å anonymisere personopplysningene. Med anonymisering menes at alle identifiserende eller potensielt identifiserende kjennetegn fjernes fra datasett som tas vare på.

Dine rettigheter når vi behandler personopplysninger om deg

Rett til innsyn, retting og sletting

De som vi behandler personopplysninger om har rett til å kreve innsyn, retting eller sletting av personopplysningene vi behandler. Om du bruker Tollits tjenester, vil de fleste opplysninger du har avgitt kunne håndteres i appen.

For å ta i bruk dine rettigheter må du kontakte oss ved bruk av kontaktopplysningene som er inntatt ovenfor i denne erklæringen. Vi vil svare på din henvendelse til oss så fort som mulig, og innen 30 dager. Tar det mer enn 30 dager, vil du få beskjed.

Du kan som registrert også be oss om å rette feilaktige opplysninger vi har om deg eller be oss om å slette personopplysninger. Vi vil så langt som mulig imøtekomme en forespørsel om å slette personopplysninger, men vi kan ikke gjøre dette dersom vi fremdeles har behov for opplysningene, for eksempel at vi må lagre opplysningene av dokumentasjonshensyn som knyttet til krav eller regnskapsføring.

Vi vil om nødvendig be deg om å bekrefte identiteten din eller å oppgi ytterligere informasjon før vi lar deg ta i bruk dine rettigheter overfor oss. Dette gjør vi for å være sikre på at vi kun gir tilgang til dine personopplysninger til deg – og ikke noen som gir seg ut for å være deg.

Rett til å protestere mot behandlingen

Du har også rett til å få behandlingen begrenset i visse tilfeller, som dersom:

1. Du bestrider riktigheten av personopplysningene, i en periode som gjør det mulig for Tollit å kontrollere riktigheten av personopplysningene.
2. Behandlingen er ulovlig og du motsetter seg sletting av personopplysningene og isteden anmoder om at bruken av personopplysningene begrenses.
3. Tollit ikke lenger trenger personopplysningene til formålet med behandlingen, men du har behov for disse for å fastsette, gjøre gjeldende eller forsvare rettskrav.
4. Du har protestert mot behandling etter personvernforordningen artikkel 21 nr. 1 i påvente av kontrollen av om hvorvidt Tollits berettigede interesser går foran ditt personvern.

Du kan lese mer om innholdet i denne rettigheten på Datatilsynets nettsider: www.datatilsynet.no.

Retten til dataportabilitet

For opplysninger som du har gitt til Tollit og som er basert på samtykke eller nødvendig for å gjennomføre en avtale med Tollit, og som behandles automatisk (dvs. ikke manuelt av Tollit) kan du be om å få personopplysningene om deg utlevert eller overført til annen leverandør i et strukturert, alminnelig anvendt og maskinlesbart format (dataportabilitet).

Automatiserte avgjørelser, herunder profilering

Det vil ikke bli foretatt automatiserte avgjørelser som nevnt i personvernforordningen artikkel 22 nr. 1 og 4 basert på dine personopplysninger.

Retten til å klage til en tilsynsmyndighet

Dersom du mener at vår behandling av personopplysninger ikke er i overensstemmelse med det vi har beskrevet her eller at vi på andre måter bryter personvernlovgivningen, så kan du klage til Datatilsynet.

Du finner informasjon om hvordan kontakte Datatilsynet, se mer på Datatilsynets nettsider: www.datatilsynet.no.

Endringer

Hvis det skulle skje endring i vår behandling av personopplysninger eller endringer i regelverket om behandling av personopplysninger, kan det medføre forandring i informasjonen som gis her. Har vi dine kontaktopplysninger vil vi gjøre deg oppmerksom på disse forandringene ved å kontakte deg. Ellers vil oppdatert informasjon alltid finnes tilgjengelig på vår nettside.

Informasjonskapsler (cookies)

I appen og på nettsidene til Tollit benyttes kun informasjonskapsler for å registrere bruken av appen og nettsidene og for å tilpasse nettsidene bedre for brukere for å bedre brukeropplevelsen. En informasjonskapsel er en tekstfil som ved besøk på eller interaksjon med en nettside legges i din nettlesers internminne eller en nummer-/sifferserie som kan identifisere din nettleser eller enhet som benytter nettsidene/appen (omtales som informasjonskapsler nedenfor for enkelthetens skyld).

Du har muligheten til å hindre at vi plasserer informasjonskapsler i din nettleser eller appen. Mange nettlesere eller enheter er innstilt på å akseptere informasjonskapsler automatisk, men du kan selv velge å endre innstillingene slik at kapslene ikke blir akseptert. Ulempen med å deaktivere informasjonskapsler i nettleseren din er at nettsidene, app og nettjenester ikke vil fungere optimalt. Grunnen er at formålet med de fleste informasjonskapslene vi benytter er å sørge for nettopp funksjonalitet på tjenestene.

Vi benytter også andre verktøy enn informasjonskapsler for å innhente informasjon om din IP-adresse, hvilken type nettleser du bruker, din bredbåndsleverandør, operativsystem, dato og tid for besøk på nettsted og tjenester. Denne informasjonen bruker vi til å analysere trender, slik at vi kan gjøre nettstedet og tjenestene mer brukervennlig.

Hvilke typer informasjonskapsler bruker vi?

Informasjonskapsler på nettstedet vårt kan deles inn i fire kategorier:

Essensielle cookies

Noen informasjonskapsler er avgjørende for driften av nettstedet vårt. For eksempel vil cookies tillate oss å identifisere brukere slik at de kan logge seg på kontoene sine. Hvis du velger å deaktivere cookies, vil du ikke være i stand til å få tilgang til kontoen din.

Ytelsescookies

Vi bruker cookies for å analysere hvordan besøkende bruker nettstedet vårt og for å overvåke websidens ytelse. Dette gir oss muligheten til å identifisere eventuelle problemer og raskt fikse disse. For eksempel kan vi bruke ytelsecookies for å holde styr på hvilke sider som er mest populære. Vi kan også bruke ytelsecookies for å vise lenker til andre sider som vi tror du kan være interessert i, basert på de sidene du har sett på.

Funksjonalitetscookies

Vi bruker funksjonalitetcookies for å huske dine preferanser. For eksempel til å huske eventuelle endringer du har gjort i dine preferanser i kontoinnstillingene. Vi kan også bruke funksjonalitetcookies for å gi deg andre tjenester, for eksempel slik at du kan se videoklipp på nettstedet vårt.

Teknologi som benyttes

Det benyttes informasjonskapsler i forbindelse med analyse av bruk av appen og våre nettsider. Dette vil være statistikk og registering av bruksmønstre.

Endre nettleserinnstillinger

Du kan endre innstillingene på nettleseren din for å begrense hvilke cookies som kan brukes.

Hvis du endrer innstillingene og blokkerer cookies, vil dette bety at visse funksjoner på websiden ikke vil fungere, og du vil ikke dra full nytte av alle funksjonene websiden kan tilby.

Juridisk enhet. Kontaktopplysninger

Det juridiske navnet og kontaktopplysningene for Tollit er:

Tollit AS
Torggata 10, 0181 Oslo
E-post: post@tollit.no
Org. nr.: 922 613 540

Se for øvrig våre nettsider for mer informasjon: www.tollit.no.